İşletmelerde Zaman Yönetimi – Nasıl Organize Olursunuz?

Eğer küçük bir işletmeyseniz her şeyi organize etmek ve vaktinizi yönetmek çok sıkıntı olabilir. İşletmelerde vakit idaresi için kullanılan uygulamalar ve teknikler bulunuyor. Bu yazımızda işletmelerin (özellikle küçük işletmelerin) uygulayabileceği vakit idaresi taktiklerini ele aldık.

Yazıya başlamadan evvel şunu belirtmemizde yarar var, her işletme için öncelikler ve misyonlar farklılık gösterebilir. Buradaki teknikleri kendi sisteminize uydurmanız en verimli usul olacaktır. Sonuçta günlük iş akışı ve rutininizi en yeterli siz biliyorsunuz.

İşletmeler İçin En Düzgün Vakit İdaresi Teknikleri

Eğer çalışma saatlerinizin kâfi olmadığını hissediyorsanız bir de bu teknikleri uygulamayı deneyin.

1- Organize Olun

Her şeyin nizamlı ve yerli yerinde olduğundan emin olun. Şayet etrafa saçılmış evraklar, birbirine girmiş bir masanız varsa vakti yönetmek bir o kadar kaotik ve sıkıntı olacaktır. Planlamaya başlamadan evvel şunları yapabilirsiniz:

• Çalışma alanınızı düzenleyerek başlayın. Değerli öğeler ve eşyaları makul yerlere koyun. Bir şeye ulaşmak için kaybettiğiniz vakti minimuma indirmeniz değerlidir. Vaktinizi bir eşya ararken harcamak yerine sahiden işi yaparak harcamalısınız.

• Haftalık bir liste oluşturun ve o hafta bitirmeniz gereken en kıymetli işleri belirleyin. Bunu yaparken gerçekçi olmak kıymetlidir. Ulaşamayacağınız gayeler koymamalısınız. Misyonları belirledikten sonra onları detaylandırın ve gerekli adımları yazın. Böylece bir vazifenin ne kadar vakit alacağını yanlışsız hesaplayabilirsiniz.

• Günün hangi saati en üretken halinizde olduğunuzu belirleyin. Örneğin işletmeniz en verimli sabahları mı çalışıyor, yoksa öğlen sonrası mı? En verimli vaktinizi belirlerseniz değerli işleri bu vakit dilimine kaydırabilirsiniz.

Bu temel tekliflerle başlamak önünüzü görmek ve misyonları dağıtmak için yardımcı olacaktır. Şayet temel planlamayı halletiyseniz artık başka tekliflere geçelim.

2- Dijital Uygulamaları Efektif Kullanın

İşletmenizi yönetmek ve vazifeleri planlamak için artık size yardımcı olacak pek çok djital uygulama bulunuyor. Bu uygulamaları kesinlikle iş sürecinize dahil edin. Çok daha verimli hale geldiğinizi göreceksiniz. İşletmenizde vakit idaresi için kullanabileceğiniz birkaç uygulama önerisi:

Microsoft To Do: Ferdî ve profesyonel vazifeleri organize etmek için kullanışlıdır. Kullanıcılar günlük misyon listeleri oluşturabilir ve bunları takım üyeleriyle paylaşabilirsiniz.

Wunderlist: Bu uygulama misyonları önceliklendirmenize, hatırlatıcılar ayarlamanıza ve yapılacaklar listesini iş arkadaşlarınızla paylaşmanıza fayda. Vakit planlama açısından son derece başarılıdır.

Trello: Trello, projeleri yönetmek ve organize etmek için kullanılan bir görsel araçtır. Kullanıcılar, misyonları temsil eden kartları, projenin farklı kademelerini gösteren panolara yerleştirir. Bu kartlar üzerinde, ayrıntılı açıklamalar, teslim tarihleri, belge eklemeleri üzere fonksiyonlarla misyon idaresi yapılabilir. Takımlar, bu kartları gerçek vakitli olarak güncelleyebilir ve misyonların ilerleyişini basitçe izleyebilir. Trello, kullanım kolaylığı ve esnek yapısı sayesinde küçük projelerden büyük iş süreçlerine kadar her türlü işletme muhtaçlığına ahenk sağlayabilir. Benimde şahsen en sevdiğim ve en çok kullandığım uygulamadır.

3- Yetki Dağıtmayı Öğrenin

Eğer küçük bir işletme yönetiyorsanız birden fazla işin sorumluluğunu kendi üstünüze almanız olağandır. Ama burada bir istikrar kurmalısınız. Şayet her işi kendiniz yapmaya ve yönetmeye çalışırsanız bir mühlet sonra verimliliğiniz çok düşecektir ve uygun yaptığınız işleri bile yapamaz hale geleceksinizdir.

Burada yetkilerinizi çalışanlarınıza devretmeyi öğrenmeniz gerekir. Çalışanlarınızı düzgün tanıtın ve onlara ufak ufak yetkiler vermeye çalışarak onların kabiliyetini ölçün. Sonrasında devrettiğiniz işlerin yavaş yavaş sorumluluğunu ve kapsamını genişletin.

4- Finansal Durumu Takip Edin

Mali işlerle uğraşmak çok vaktinizi alabilir. Bir muhasebe sistemi kurmak ve planlı formda mali işleri denetim etmek işletmeler için çok değerlidir. İşletmenizin daha birinci etaplarında bu sistemi verimli bir biçimde kurmalısınız. Şayet halihazırda bir mali takip sisteminiz yoksa aşağıdaki uygulamaları deneyebilirsiniz:

1. QuickBooks: KOBİ’ler için hayli tanınan bir muhasebe yazılımıdır. Gelir ve sarfiyatların kolay kolay takip edilmesini, faturalandırma, bordro süreçleri ve finansal raporlar üzere fonksiyonları sağlar.
2. Xero: Bulut tabanlı bir muhasebe tahlili olan Xero, faturalama, envanter idaresi, banka süreçlerinin senkronizasyonu ve gerçek vakitli finansal raporlama sunar. Kullanıcı dostu arayüzü ile dikkat çeker.
3. FreshBooks: Bilhassa özgür çalışanlar ve küçük işletmeler için uygun olan bu uygulama, faturalandırma, vakit takibi ve maliyet idaresi üzere fonksiyonlara sahiptir. Ayrıyeten, taşınabilir aygıtlar üzerinden kolay erişim sağlar.

5- Dikkat Dağıtıcılardan Kurtulun

Günümüzde dikkatimizi dağıtacak çok fazla öge bulunuyor. Bu ögelerden kurtulursanız gün içinde ekstra çok fazla vakit kazandığınızı göreceksiniz.

• Telefonunuzu sessizde tutun.
• Zaman harcadığınız web sitelerine erişimi kısıtlayan SelfControl üzere uygulamalar kullanabilirsiniz.
• Çalışma saatleri sırasında duygusal durumunuza ve genel sıhhatinize dikkat edin.
• İş tartışmalarını aile vaktinden başka tutarak sağlıklı bir iş-yaşam istikrarını koruyun. Gününüzü planlamak, vaktinizi tesirli bir halde yönetmenize imkan tanıyarak her saatinizden en yeterli formda yararlanmanıza yardımcı olur.

6- Multi-tasking Yapmayın

Günümüzün tanınan kavramlarından birisi olan multi-tasking aslında verimliliğin büyük bir düşmanı. Beynimiz bir işten diğerine geçerken çok fazla efor ve vakit harcar. Gün içinde farklı mevzulara ilişkin olan işleri yapmaktansa tek bir husus ve onun alt başlıklarından olan işleri ele alın. Bu sayede işler ortasında geçiş yaparken vakit kaybetmezsiniz ve çok daha odaklı olursunuz.

7- Mola Verin!

Hiç durmadan çalışmak uzun vadede sizin performansınızı azaltacaktır. Aslında verimli çalışma için molalar çok değerlidir. Bu yüzden kesinlikle kendinize ve çalışanlarınıza gün içinde kısa molalar planlayın. Bu sayede zihin gücünüzü toplayabilecek ve kalan işlerinize kuvvetli halde devam edebileceksiniz.

Teşebbüsçüler ve İşletmeler İçin Vakit İdaresi Neden Kıymetlidir?

Zaman idaresi, bir işletmeyi yönetirken hayati kıymete sahiptir ve birkaç kritik nedene dayanır:

1. Zaman, kısıtlı bir kaynak olarak değerlendirilmelidir. Gün içerisinde işleri tamamlamak için yalnızca hudutlu saatler mevcuttur. Bu saatleri en güzel halde kullanmayı arzulamaz mısınız?
2. Rekabet gücünü artırır. Ağır rekabetin olduğu bir kesimdeyseniz, bu daha da büyük bir ehemmiyet taşır. Piyasaya birinci giren ya da yeni bir özelliği birinci kere sunan olmak, muvaffakiyet ile başarısızlık ortasındaki farkı belirleyebilir.
3. Karınızı maksimize eder. Çalışanlarınıza saatlik ya da sabit bir maaşla ödeme yapıyor olun, ne kadar verimli çalışırlarsa o kadar fazla paha elde edersiniz. Dağınık bir yapıdaysanız, vazifeleri aktif bir formda dağıtamaz ve çalışanların verimliliğini takip edemezsiniz; bu da gereksiz yere daha fazla para harcamanıza neden olabilir.
4. Daha düzgün kararlar almanızı sağlar. Öncelikli vazifelere odaklandığınızda, daha fazla seçeneğiniz olur ve operasyonlarınız üzerinde daha büyük bir tesir yaratabilirsiniz. Öte yandan, değerli vazifeler göz arkası edildiğinde ve ihmal edildiğinde, fırsatları kaçırabilir ve durumları düzeltmek için çabukla ve yüksek maliyetlerle hareket etmek zorunda kalabilirsiniz.
5. Büyümeye daha odaklı olabilirsiniz. Günlük süreçleriniz problemsiz bir formda işlediğinde, genişleme fırsatlarını pahalandırmak için daha fazla özgürlüğe sahip olursunuz.
6. Daha fazla müşteri kazanırsınız. İş verimliliği, kaliteli işler üretir ve daha düzgün bir müşteri tecrübesi sağlar. Keyifli müşteriler sadıktır ve olumlu geri bildirimler ile tavsiyelerle işletmenizi güçlendirirler.
7. Stresi azaltır. Organize olmak, vazifeleri yapılacaklar listesinden çıkarmak ve işleri verimli bir biçimde tamamlamak büyük bir tatmin sağlar ve bir işletme sahibi olarak karşılaştığınız gerilimin bir kısmını ortadan kaldırır. Gerilim, verimliliği düşürdüğü için, onu azaltmak iş operasyonlarınız, fizikî ve zihinsel sıhhatiniz için hayati değere sahiptir. Düşük gerilim düzeyleri, tükenmişlik riskinizi de azaltır.