Zaman Yönetimi Teknikleri – Bilimsel 9 Teknik

Zaman, hem ferdî hem de profesyonel hayatımızda sonlu bir kaynaktır. Tesirli vakit idaresi, bu değerli kaynağı en yeterli biçimde kullanmamıza imkan tanır. Vakit idaresi, planlama, önceliklendirme ve vakti gerçek kullanma hüneridir. Bu yazıda, vaktinizi direktörün temel prensiplerini ve bu hünerleri nasıl geliştirebileceğinizi ele alacağız. Sizin için kabul görmüş 9 tane tanınan vakit idaresi tekniğini inceledik. Bu teknikleri nasıl kullanacağınıza dair ayrıntılı açıklamaları da beraberinde vereceğiz.

9 Adet Vakit İdare Tekniği

Etkili vakit yönetimi, iş ve özel hayat ortasındaki dengeyi sağlama konusunda hayati bir role sahiptir. Vakit yönetimine dair bilgileri özümsemek, yalnızca vakitlerinizi daha ustalıklı bir biçimde kullanmanıza imkan tanımakla kalmaz, birebir vakitte ferdî verimliliğinizi de yükseltir. İşte denemeniz mümkün olan birkaç vakit idare stratejisi:

1- Pomodoro Tekniği:

Pomodoro Tekniği, teşebbüsçü ve müellif Francesco Cirillo tarafından geliştirilmiştir. Bu metod, çalışma süreçlerinizi periyodik aralıklara ayırmak maksadıyla bir zamanlayıcı kullanımını öngörür. Her bir periyoda Pomodoro denmektedir ve bu isimlendirme, Cirillo’nun tasarladığı domates biçimindeki zamanlayıcıdan esinlenilerek konulmuştur.

Nasıl uygulanır:

1. Yapılacak bir vazife belirleyin.
2. Bir zamanlayıcıyı muhakkak bir müddet için ayarlayın (örneğin 25 dakika).
3. Görevinize tam olarak odaklanın.
4. Zamanlayıcı dolduğunda, bir kağıt kesimine bir onay işareti koyun.
5. Kısa bir mola verin: Yaklaşık üç ila beş dakika sürecek bir orta verin. Bir yürüyüşe çıkın, bir fincan kahve alın ya da zihninizi tazeleyecek, işle alakası olmayan aktiviteler yapın.
6. İkinci adımdan beşinci adıma kadar olan süreci tekrarlayın: Bu döngüyü dört kez gerçekleştirdikten sonra, 20-30 dakika sürecek daha uzun molalar almaya başlayabilirsiniz.

Pomodoro Tekniğini Kimler Uygulayabilir:

Yaratıcılığı yüksek olan kişiler

İş yahut okul misyonlarını yapmaktan yorulmuş olanlar.

Pomodoro tekniği, vakit idaresinde ustalaşmanıza aracı olmanın ötesinde, amaç belirleme ve bu amaçlara varış stratejilerini keşfetmenize imkan tanır. Bu metodoloji ile, günlük ve haftalık ajandalarınıza daha katı bir ahenk sağlayarak, vaktinizi faal bir biçimde yönetim edebilirsiniz.

2 – Pareto Tahlili (80/20 tekniği)

İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilmiş bir prosedürdür. Bu kural, yapılan işlerin %20’sinin, elde edilen sonuçların %80’ini oluşturduğu niyetine dayanır. Pareto tahlilinin temel hedefi, sorun çözme sürecinde en yüksek tesire sahip olan faaliyetlere öncelik tanımanıza imkan sağlamaktır.

İşte nasıl uygulanacağına dair adımlar:

• Karşılaşılan zorlukları sıralayın. Örneğin, akademik performansınızda bir düşüş olabilir.
• Her zorluğun kökenini tespit edin. Bu, tahminen de çok toplumsal medya kullanımından ya da odak dağıtan başka etmenlerden kaynaklanıyor olabilir.
• Her bir zorluğa bir tartı atayın: Ehemmiyet derecesine nazaran yüksek pahalar verin.
• Zorlukları kökenlerine nazaran kategorilere ayırın: Örneğin, çok toplumsal medya kullanımından kaynaklanan tüm sorunları bir ortaya getirin.
• Her kategorinin toplam puanını hesaplayın: En yüksek toplam puana sahip kategori, öncelikle ele alınması gereken alandır.
• Eyleme geçin.

Bu metot, sıkıntıların kökenine inerek daha sistemli ve tesirli tahliller üretmenize imkan tanır.

Pareto Tahlili Kimlere Uygun?

Analitik kabiliyeti gelişmiş olanlar

Problem çözenler

3- Eisenhower Şeması

Dwight Eisenhower’ın 1953’te lider olmadan evvel, İkinci Dünya Savaşı sırasında ABD Ordusunda Müttefik Kuvvetler Kumandanı olarak vazife yaparken güçlü karar alma süreçlerine tahlil getirmek için geliştirdiği bir metottur. Bu sistem, günümüzde de Eisenhower matrisi yahut acil-önemli matris olarak bilinmektedir.

Nasıl uygulanır?

Aşağıda belirtilen şemada görüldüğü üzere, işlerinizi dört farklı kategoriye ayırarak düzenleyin: değerli ve değersiz, acil ve acil olmayan. Acil işler, derhal ele alınması gerektiğini düşündüğümüz faaliyetlerdir. Kıymetli işler ise uzun vadeli hedeflerinize yahut değerlerinize katkı sağlayan işlerdir. Ülkü olarak, faaliyetlerinizi temel olarak birinci iki kategorideki işlere yoğunlaştırmalı, başkalarını devrederek yahut ortadan kaldırarak vaktinizi daha verimli kullanmalısınız.

Eisenhower tekniği kimler için uygun?

Liderlik yapan şahıslar / yöneticiler

Eleştirel düşünürler / danışmanlar

4- Parkinson Yasası

İngiliz tarihçi Cyril Northcote Parkinson tarafından öne sürülen bir prensip olan Parkinson Yasası, “bir işin genişlemesi için ayrılan müddet kadar süreceğini” söz eder. Bu prensip, belirlenen bir vazifeye ne kadar vakit tanınırsa, o vazifenin tamamlanması için o mühletin tamamını kullanılacağını belirtir.

Nasıl uygulanır?

Bu, tek başına bir vakit idaresi stratejisi olmayıp, yanlışsız anlaşıldığında son derece yararlı bir vakit idaresi metodolojisine dönüşebilecek bir kuraldır; lakin bu, değerli ölçüde efor gerektirir. Bu, azami verimlilikle daha az vakitte daha fazla iş yapmayı söz eder. İşte birkaç vakit idaresi önerisi:

• Bilgisayarınızın şarj aleti olmaksızın çalışmayı deneyin. Bu, bilgisayarınızın gücü tükenmeden evvel bir projeyi tamamlamanız için sizi zorlayacaktır.
• İşi erken bitirin. Bir yazıyı gece yarısına dek değil, öğlen vaktine kadar tamamlamayı hedefleyin.
• Katı bir müddet sonu koyun. Bir misyonu yapmak için kendinize belirlediğiniz vakti alın ve bunu yarıya indirin.
• Faaliyetler için süreyi kısıtlayın. Sabahları e-postalara karşılık vermek için kendinize sadece yirmi dakika tanıyın.

Parkinson yasası kimler için uygun?

• Sık sık işini erteleyenler ve sonraya bırakanlar
• Baskı altında yeterli performans gösterebilenler

5- Vakit Kesintisi Yöntemi

Üretkenliğiyle ün salmış mucit Elon Musk, vakit idaresindeki ustalığıyla bilinir. Haftalık olarak 80 saati aşan çalışma mühletlerine karşın, kişisel vakit bulmayı başarır. Pekala, bu muvaffakiyetin arkasında yatan sır nedir? Yanıt: Vakit kesintisi.

Nasıl uygulanır?

Gününüzü başladığınız andan itibaren, her bir vakit dilimini muhakkak bir faaliyete tahsis edin. Bu faaliyetler, sabah kahvaltısı hazırlamaktan kıymetli bir imtihana çalışmaya kadar değişebilir. Elon Musk’ın vaktini bu halde segmentlere ayırma teknikleri, onun verimliliğini maksimize eder.

• Bir modül kâğıdı iki eşit alana ayırın. Sol bölgeye her bir saati, akabinde yarım yahut tam saatlik vakit dilimlerini yazın.
• Her bir misyonun tamamlanması için mümkün süreyi kestirip bu mühletleri ilgili vakit aralıklarına yerleştirin.
• Gün boyunca gerekebilecek ayarlamalara yer açmak için vakit dilimleri ortasına tampon müddetler ekleyin.

Kimler için uygun?

• Çalışan öğrenciler yahut veliler
• Analitik düşünürler

6- İşleri Halletme (GTD) Tekniği

David Allen tarafından geliştirilen bu metodoloji, misyonları yazılı hale getirerek ve akabinde bunları icra edilebilir iş ögelerine dönüştürerek işlerinizi organize etmenize imkan tanır.

Nasıl çalışır?

• Dikkatinizi çeken hareketleri tespit edin: Bu hareketler, iş hayatından eğitim dünyasına ve ferdî alana kadar geniş bir yelpazede yer alan vazifeler olabilir.
• Anlamlarını çözümleyin: Dikkatinizi çeken misyonların icra edilebilir olup olmadığını değerlendirin. Şayet bir öğe şu an için icra edilebilir değilse, süreksiz olarak bu vazifesi görmezden gelin. Şayet sürece alınabilirse, harekete geçirin, devredin yahut kenara koyun.
• Eylemlerinizi planlayın: Yapılacaklar listenizde neyin ne vakit yapılması gerektiğine karar verin.
• Değerlendirin: Bir sonraki adımınızı belirlemek için hareket listenizi sistemli olarak gözden geçirin. Tamamladığınız vazifeleri işaretleyin ve listenizi güncelleyin.
• İcraata geçin: Şu anda yerine getirebileceğiniz hareketleri yahut daha küçük vazifeleri uygulayın.

GTD formülünü kimler uygulayabilir?

• Birden fazla işe birebir anda konsantre olmakta zahmet çeken kişiler
• Gündelik hayatlarında kendilerini çok yük altında hisseden bireyler

7- Rapid Planlama Metodu (RPM)

“RPM”, “hızlı planlama metodu” yahut “sonuç, amaç ve kapsamlı hareket planı” tabirleriyle tanımlanır. Bu formül, beyin işlevlerinizi arzuladığınız vizyon üzerine odaklayarak isteklerinizi gerçekleştirmenize imkan tanıyan bir teknik olarak motivasyon uzmanı Tony Robbins tarafından geliştirilmiştir.

Nasıl uygulanır?

• Tespit Etme: Bu hafta içerisinde tamamlamanız gereken her bir vazifesi kaydedin.
• Kategorilendirme: Vazifelerinizi emsal özelliklere nazaran “kategorilendirin”. Hangi vazifeler ferdî, hangileri eğitimle alakalı yahut mesleğinizi ilgilendiriyor?
• RPM Blokları Oluşturma: Yeni bir sayfa üzerinde üç kolon hazırlayın: vazife, bu misyonu tamamlamanızın size sağlayacağı yararlar ve bu misyonu yerine getirme gayeniz. Bu amaçlara ulaşmak için atabileceğiniz adımları sıralayın.
• Güçlendirici Bir Kimlik Belirleyin: Şayet bir öğrenciyseniz, kendinize “Ders Çalışma İmparatoru” diyebilirsiniz. Bu kimlik, amaçlarınıza ulaşma seyahatinizde sizi motive edecek her türlü ögesi içermelidir.

RPM metodunu kimler uygulayabilir?

• Çalışan öğrenciler yahut ebeveynler
• Uzun vadeli maksatları olan bireyler

8- Turşu Kavanozu Teorisi

Bu yaklaşım, günlük hayatınızda neyin yararlı, neyin değil olduğunu tespit etmenize yardımcı olur. Boş vakitlerinizi düzenleyerek vazifelerinizi programlamanıza ve gününüzdeki öncelikleri ayarlamanıza imkan sağlar.

Nasıl uygulanır?

Bir turşu kavanozunu, kum, çakıl taşları ve kayalarla dolu olarak tasavvur edin. En altta kum, en üstte ise büyük kayalar yer alır.

• Kum: Bu, gün içindeki sıkıcı ve dikkat dağıtıcı etmenleri tabir eder; telefon konuşmaları, kısa bildiriler, e-postalar, toplumsal medya faaliyetleri üzere.
• Çakıl Taşları: Öteki bir gün ya da öbür bir şahıs tarafından yerine getirilebilecek, tamamlanması gereken işlerdir.
• Kayalar: İşte bu, bugün yerine getirilmesi elzem olan vazifelerdir.

Öncelikle, günlük işlerinizi üstte belirtilen kategorilere nasıl uyduğunu düşünün. Daha sonra, kayaları önceleyerek ve kumları sona saklayarak (zamanınız kalırsa) bir iş listesi hazırlayın. Her bir iş için gerçekçi bir vakit varsayımı ekleyin. Sekiz saatlik bir iş gününde, altı saatten fazlasını bu işlere ayırmamaya itina gösterin. Bu, çakıl taşları ve kum için gereğince boş vakit bırakacaktır.

Kimler uygulayabilir?

• Görsel düşünme yeteneğine sahip olanlar
• Somut tahlil yapabilenler

9- Kurbağayı Yeme Yöntemi

Bu prosedür, Mark Twain’in bir tavsiyesinden esinlenerek isimlendirilmiştir: “Eğer sabahleyin birinci iş olarak canlı bir kurbağa yerseniz, günün kalanında başınıza gelebilecek en berbat şeyi esasen geride bırakmış olursunuz.” Kuvvetli vazifeleri günün başında ele alarak ve bu misyonlardan kurtularak güne başlamayı önerir.

Nasıl uygulanır?

• Bir amaç belirleyin. Ne başarmak istediğinize karar verin.
• Bu gayesi yazılı hale getirin.
• Bir bitiş tarihi koyun.
• Hedefinize ulaşmanızı sağlayacak adımları sıralayın.
• Bu listeyi değer sırasına nazaran düzenleyin. En kritik misyonlar çoklukla en zorlayıcı olanlardır; işte bunlar sizin “kurbağalarınız”.
• Eyleme geçin. Şayet önünüzde birden fazla kurbağa varsa, en iticisinden başlayın.
• Bu süreci her gün tekrarlayarak, amaçlarınıza hakikat sizi daima ileriye taşıyacak aksiyonları gerçekleştirmiş olursunuz.

Kimler uygulayabilir?

• Soyut düşünen / çalışan beşerler.
• Uzun vadeli maksatlara odaklanmış bireyler.

Gerçek Vakit İdaresi Tekniğini Nasıl Seçersiniz?

İster daima bir akademiye devam eden kişi, ister iş hayatını öğrencilikle birleştiren biri, ister çocukların akabinde eğitime geri dönmüş bir veli olun, hayatınızı istikrarda tutabilmek için aktif vakit idaresi stratejileri elzemdir. Şayet işleri çoklukla son ana kadar ertelemeye meyilliyseniz, Parkinson Yasası’nı ya da ‘o kurbağayı birinci evvel ye’ yolunu benimsemeyi düşünün. Misyonlara ağırlaşmada zahmet çekiyorsanız, kısa müddetliğine ağırlaşıp akabinde mola vermenizi sağlayan Pomodoro tekniği üzere yolları uygulamayı deneyin.